Ngay sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài. BẮT BUỘC CÓ CHỮ KÝ SỐ, Doanh nghiệp mới thực hiện được các hoạt động đó.
1. Chữ ký số là gì ?
Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số nêu rõ:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký đối với các nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.
Chữ ký số dễ dàng chuyển giao, không thể bị bắt chước bởi bất kỳ người nào và có tự động dán nhãn thời gian. Chữ ký số đảm bảo tài liệu gốc sẽ được gửi đến nơi và cả người gửi cũng không dễ để không công nhận nó sau này.
2. Ký số là gì?
Ký số được hiểu là việc đưa chuỗi thông tin đã được mã hóa vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu nào đó (như hợp đồng, hóa đơn, tờ khai thuế….)
3. Tại sao Doanh nghiệp bắt buộc dùng chữ ký số?
Ngay sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài. BẮT BUỘC CÓ CHỮ KÝ SỐ, Doanh nghiệp mới thực hiện được các hoạt động đó.
- Luật Quản lý thuế sửa đổi số 21/2012/QH13 yêu cầu các Doanh nghiệp phải kê khai nộp thuế qua mạng
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử
- Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử
4. Công dụng của Chữ ký số là gì?
Chữ ký số giúp Doanh nghiệp/Cá nhân:
- Doanh nghiệp/Cá nhân sử dụng thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử trong môi trường số: phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo Thuế qua mạng hay ký số các văn bản, đóng bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng,…
- Trao đổi dữ liệu giữa cá nhân – tổ chức nhà nước, dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm rất nhiều thời gian, không mất thời gian
- Không còn phải in ấn và quản lý tài liệu giấy. Tổ chức/Doanh nghiệp có thể điện tử hóa việc ký và lưu trữ các chứng từ, tài liệu như hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị,…
- Đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn, bảo mật dữ liệu. Chữ ký số là bằng chứng cho các giao dịch điện tử, nội dung đã ký kết của Cá nhân/Doanh nghiệp
5. Chữ ký số MISA eSign là gì?
MISA là 1 trong các nhà cung cấp chữ ký số được Bộ TT&TT cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, gồm nhiều tính năng như cung cấp chứng thư số (dạng như chữ ký đặc trưng của người nào đó) cho cơ quan, tổ chức, cá nhân; Chứng thư số SSL (chứng thư số dành cho website) và Chứng thư số CodeSigning (chứng thư số dành cho ứng dụng sử dụng cho các nhà sản xuất phần mềm để chứng thực và bảo đảm tính toàn vẹn của sản phẩm), xác thực chữ ký trong các giao dịch điện tử cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân.
MISA eSign là Dịch vụ Chữ ký số điện tử, giúp doanh nghiệp/cá nhân thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản ngay trên điện thoại di động.
6. Chữ ký số điện tử là gì?
Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó.
Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng: xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó: văn bản, ảnh, video,… dữ liệu đó có bị thay đổi hay không.
Hai khái niệm chữ ký số và chữ ký điện tử thường được dùng thay thế cho nhau mặc dù chúng không hoàn toàn có cùng nghĩa. Chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử (chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số)
7. Chứng thư số là gì?
Chứng thư số hay còn gọi là chứng thư điện tử về bản chất giống như chứng minh thư nhân dân nhằm xác nhận danh tính của tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong môi trường điện tử số.
8. Chữ ký số công cộng là gì?
Chữ ký số công cộng là chữ ký số do thuê bao sử dụng chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao tạo ra.
9. Chữ ký số tiếng anh là gì?
- Chữ ký số Tiếng anh là digital signature
- Chữ ký điện tử Tiếng Anh là electronic signature
Hai khái niệm digital signature (Chữ ký số) và electronic signature (Chữ ký điện tử) thường được dùng thay thế cho nhau mặc dù chúng không hoàn toàn có cùng nghĩa. Digital signature (Chữ ký số) chỉ là một tập con của Electronic signature (Chữ ký điện tử) (chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số)
10. Token chữ ký số là gì?
USB Token được hiểu như là thiết bị chứa cặp khóa công khai và bí mật khi khách hàng đăng ký dịch vụ chữ ký số để sử dụng.
USB Token là thiết bị chứa cặp khóa công khai và bí mật. Khi khách hàng đăng ký dịch vụ chứng thư số, nhà cung cấp thiết bị sẽ nạp thông tin khách hàng vào trong USB Token đồng thời tạo ra một cặp khóa công khai và bí mật:
- “PUBLIC KEY” – khóa công khai: là một khóa trong cặp khóa dùng để để kiểm tra chữ ký số, nó được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa và thuộc hệ thống mã không đối xứng. Đây là các thông tin công cộng của khách hàng.
- “PRIVATE KEY” – khóa bí mật: là một khóa trong cặp khóa dùng để tạo chữ ký số và thuộc hệ thống mã không đối xứng. Đây là thông tin bí mật của khách hàng, dùng để tạo ra chữ ký số. Việc sử dụng thiết bị USB Token để lưu trữ và bảo vệ an toàn khóa riêng cho khách hàng.
11. USB chữ ký số là gì?
USB Chữ ký số được hiểu giống như Token chữ ký số. Đây là thiết bị chứa cặp khóa công khai và bí mật.
12. Chữ ký số hải quan là gì?
Chữ ký số hải quan cũng giống như chữ ký số, hiểu đơn giản đây là loại chữ ký số sử dụng để khai hải quan điện tử. Chữ ký số hải quan là thông tin xác định DN có tính pháp lý tương đương với con dấu và chữ ký của DN đính kèm theo tờ khai điện tử khi khai báo hải quan.
Chữ ký số hải quan được đảm bảo về mặt pháp lý, bảo mật và an toàn. Việc chữ ký số hải quan điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức.
Tuy nhiên, để sử dụng chữ ký số kê khai hải quan, trước tiên doanh nghiệp phải đăng ký chữ ký số với Cơ quan hải quan qua cổng thông tin hải quan điện tử.
13. Hải quan điện tử là gì?
Hải quan điện tử là hình thức khai hải quan bằng phần mềm cài trên máy tính, sau đó truyền dữ liệu tờ khai hải quan qua mạng internet tới cơ quan hải quan để tiến hành thông quan hàng hóa.
Cụm từ này được sử dụng để phân biệt với hình thức khai báo hải quan bằng giấy như trước đây. Khi đó, người khai hải quan điền tay vào mẫu tờ khai in sẵn, rồi đem bộ tờ khai cùng chứng từ liên quan (tờ khai trị giá, invoice, packing list, hợp đồng thương mại, chứng nhận xuất xứ, vận tải đơn, giấy phép…) lên cơ quan hải quan để làm thủ tục thông quan.
14. Chữ ký số BHXH là gì?
Chữ ký số BHXH cũng giống như chữ ký số, hiểu đơn giản đây là loại chữ ký số sử dụng để kê khai BHXH điện tử.
15. Chữ ký số thuế là gì?
Chữ ký số Thuế cũng giống như chữ ký số, hiểu đơn giản đây là loại chữ ký số sử dụng để kê khai Thuế qua mạng.
16. Gia hạn chữ ký số là gì?
Thời hạn sử dụng chữ ký số thường từ 1 – 4 năm, tùy thuộc vào gói đăng ký dịch vụ chữ ký số bạn chọn bên nhà cung cấp. Sau khi hết thời hạn đăng ký trên gói sử dụng bạn sẽ phải đăng ký sử dụng tiếp. Qúa trình kéo dài thêm thời gian sử dụng chữ ký số như vậy được gọi là gia hạn chữ ký số.
Tùy thuộc vào nhu cầu của Doanh nghiệp để bạn thực hiện gia hạn chữ ký số. Do vậy, hoạt động này là không bắt buộc. Bạn có thể gia hạn chữ ký số bằng việc mua thêm gói dịch vụ bên nhà cung cấp bạn đang sử dụng hoặc chọn nhà cung cấp mới.
Với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số hàng đầu MISA, bạn mua gói dịch vụ chữ ký số càng lâu thì càng tiết kiệm được chi phí.
17. Seri chữ ký số là gì?
Khi khách hàng đăng ký dịch vụ chứng thư số, nhà cung cấp thiết bị sẽ cung cấp một số series gồm 8 hoặc 10 ký tự gắn duy nhất với một khách hàng đồng thời tạo ra chữ ký số theo thông tin khách hàng cung cấp vào trong USB Token.
Mỗi chữ ký số có 1 số seri dùng để phân biệt nhau, khi thay đổi chữ ký số, việc ký hồ sơ sẽ không được do số seri không trùng nhau. Do đó, bạn phải cập nhật lại trên trang thuế.
18. Phần mềm chữ ký số là gì?
Phần mềm chữ ký số là các phần mềm hỗ trợ nộp tờ khai thuế, khai hải quan điện tử , khai bảo hiểm xã hội sơ lược như sau :
- Phần mềm kê khai thuế online java
- Phần mềm hỗ trợ kê khai Thuế HTKK
- Phần mềm itaxviewer – Hỗ trợ kê khai thuế, đọc file XML
- Dot net Frameword
- Phần mềm đầu cuối của Hệ thống VNACCS/VCIS
- Java sử dụng cho VNACCS
- Team view (để nhân viện hỗ trợ từ xa qua mạng)
- Bộ cài đặt chữ ký số
19. Cơ sở pháp lý của token điện tử
Ngày 29/11/2005 Chính phủ đã ban hành Luật Giao dịch điện tử; Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ kí số và dịch vụ chứng thực chữ kí số tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007; Khi tiến hành giao dịch điện tử trong hoạt động công cộng, người sử dụng là cá nhân, cơ quan, tổ chức phải sử dụng chữ kí số công cộng do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Quá trình sử dụng chữ ký số bao gồm 2 quá trình:
- Tạo chữ ký (sử dụng khóa bí mật để ký số)
- Kiểm tra chữ ký (kiểm tra khóa công khai có hợp lệ hay không)
20. Có thể xin cấp token ở đâu?
MISA là đơn vị 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho gần 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân kinh doanh. Hiện nay, MISA cung cấp dịch vụ chữ ký số điện tử eSign giúp doanh nghiệp/cá nhân thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản ngay trên điện thoại di động.
Đây cũng là 1 trong các nhà cung cấp chữ ký số được Bộ TT&TT cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
- Ký và phát hành hóa đơn trực tiếp trên điện thoại, khắc phục hoàn toàn bất tiện từ USB Token
- Nhiều người, nhiều chi nhánh có thể ký và phát hành hóa đơn cùng một lúc giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều USB Token và nâng cao năng suất làm việc
- Tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai Thuế,…
- Ký tờ khai Thuế không cần USB token
- Điện tử hóa việc ký và lưu trữ mọi văn bản, tài liệu
- Không tốn kém chi phí đầu tư, lưu trữ và bảo quản USB token
“Cái mới sẽ loại bỏ những cái cũ” – “eSign sẽ thay đổi cách thức ký số mới, nhanh – tiện hơn cả mong chờ”.