Chuyển giao là quá trình giúp khách hàng tiếp nhận và ứng dụng sản phẩm một cách hiệu quả nhất. Thông thường khi thay đổi thói quen làm việc hay áp dụng một công cụ mới người dùng gặp rất nhiều khó khăn. Nếu quá trình chuyển giao không đầy đủ có thể gây ảnh hưởng đến hiệu quả của cả quá trình áp dụng sản phẩm.
Quá trình chuyển giao gồm các bước chính sau đây.
1. Cài đặt và thiết lập hệ thống
Sau khi sản phẩm đã được chỉnh sửa (nếu có) theo yêu cầu thì bước tiếp theo là cài đặt chương trình trên hệ thống máy tính của khách hàng.
Trước khi cài đặt doanh nghiệp cần phải chuẩn bị trước tốt máy tính, máy in, mạng, đường truyền phù hợp với yêu cầu.
Quá trình cài đặt cũng bao gồm khâu thiết lập các thông số hệ thống, khai báo các tham số tùy chọn, thiết lập các quy trình xử lý số liệu.
2. Đào tạo và hướng dẫn sử dụng
Sau khi chương trình đã được cài đặt xong, hệ thống ban đầu đã được thiết lập thì bước tiếp theo sẽ là đào tạo và hướng dẫn sử dụng chương trình.
Sẽ có buổi giới thiệu tổng quan về chương trình: tổ chức các menu, phân hệ, các thao tác sử dụng chung, các tiện ích nên sử dụng trong quá trình thao tác, khai báo và phân quyền cho người sử dụng, lưu trữ số liệu…
Tiếp theo sẽ hướng dẫn chi tiết cho từng nghiệp vụ cụ thể: khai báo các danh mục, cập nhật số dư ban đầu, cập nhật các chứng từ, xử lý, tính toán cuối kỳ, lên báo cáo…
Trong quá trình học sử dụng người sử dụng được cập nhật thử số liệu theo bài tập hoặc cập nhật số liệu thực tế của doanh nghiệp.
Các thắc mắc, các tình huống thực tế của doanh nghiệp sẽ hướng dẫn hoặc cùng thảo luận để thống nhất phương án ứng dụng.
Quá trình đào tạo kết thúc sẽ giúp người sử dụng có cái nhìn tổng thể về chương trình và có thể sử dụng chương trình vào công việc hàng ngày.
3. Chuyển đổi số liệu và triển khai ứng dụng
Tại công đoạn này sẽ thực hiện chuyển đổi số liệu hiện có của doanh nghiệp vào chương trình mới. Số liệu hiện có có thể có từ các chương trình mà doanh nghiệp đang sử dụng hoặc số liệu trên excel.
Sau khi số liệu được chuyển đổi người sử dụng cần phải kiểm tra và chỉnh sửa cho chính xác.
Tiếp theo là bắt đầu đưa chương trình vào sử dụng.
4. Hỗ trợ trong quá trình sử dụng
Sau đào tạo, nguời dùng sẽ trực tiếp sử dụng chương trình vào công việc. Tuy nhiên do mới áp dụng chương trình quá trình sử dụng còn nhiều vấn đề khúc mắc, hoặc do các nghiệp vụ phát sinh đặc thù mà người dùng không biết giải quyết như thế nào trên phần mềm. Các chuyên viên của FAST sẽ hỗ trợ trực tiếp người dùng giải quyết các vấn đề nêu trên. Quá trình hỗ trợ này cũng giúp người dùng lên được các báo cáo chính xác trên phần mềm của FAST.
5. Nghiệm thu
Quá trình nghiệm thu được thực hiện theo từng giai đoạn và nghiệm thu tổng thể:
- Nghiệm thu tài liệu khảo sát và xác nhận yêu cầu.
- Nghiệm hoặc tài liệu phân tích và giải pháp đề xuất
- Nghiệm thu cài đặt và đào tạo
- Nghiệm thu tổng thể.
Nghiệm thu là sự xác nhận giữa khách hàng và FAST đối với quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ đã diễn ra đúng với nhu cầu, mong muốn của khách hàng thông qua hồ sơ khảo sát đã được thống nhất, thông qua hợp đồng, kế hoạch thực hiện và các thỏa thuận khác.
Nghiệm thu tổng thể là bước đánh dấu kết thúc toàn bộ quá trình chuyển giao sản phẩm theo hợp đồng.
Từ thời điểm nghiệm thu, dự án sẽ được chuyển sang giai đoạn bảo hành.
Thời gian bảo hành miễn phí sản phẩm là 12 tháng kể từ khi ký biên bản nghiệm thu toàn bộ.