Trong quá trình nhận, thực hiện các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn đầu vào, kế toán khó tránh khỏi một số trường hợp bị mất hóa đơn đầu vào. Cần phải xử lý như thế nào đối với trường hợp này? Và mức xử phạt là bao nhiêu?
1. Mức xử phạt khi mất hóa đơn đầu vào
Căn cứ Điều 25, Nghị định 25/2020/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn áp dụng mức phạt như sau:
Xử phạt về hành vi vi phạm quy định về khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi thông báo phát hành hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập:
Phạt cảnh cáo đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này
Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với 1 trong các hành vi sau đây:
- Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 06 ngày trở lên kể từ ngày hết thời hạn khai báo theo quy định.
- Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn.
2. Mất hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào theo quy định pháp luật?
Trường hợp trong quá trình bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn liên 2 bản gốc đã lập thì áp dụng theo Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2013 của Bộ Tài Chính như sau:
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận lại sự việc
Mất hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào? Bước đầu tiên kế toán cần làm là lập biên bản để ghi nhận và xác nhận lại sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản cần ghi rõ liên 1 của hóa đơn bị mất người bán hàng khai, nộp thuế trong thời gian nào (tháng nào), ký và ghi đầy đủ họ tên người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền), sau đó đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
Bước 2: Lập báo báo về việc mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC
Mẫu báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn sử dụng mẫu BC21/AC. Kế toán có thể làm mẫu này trên phần mềm HTKK sau đó nộp qua mạng hoặc làm bằng bản cứng để nộp trực tiếp.
Hướng dẫn làm báo cáo mất hóa đơn đầu vào – Mẫu số BC21/AC
Kế toán có thể làm báo cáo trực tiếp trên phần mềm HTKK, kết xuất qua File XML sau đó gửi qua mạng.
Để lập Mẫu số BC21/AC trên HTKK, bạn lưu ý về nội dung các tiêu thức như sau:
- Tên loại hóa đơn: Phần mềm sẽ tự động cập nhật.
- Mẫu số: Điền mẫu hóa đơn cần báo cáo. Ví dụ nếu mất hóa đơn GTGT, bạn điền 01/GTKT.
- Ký hiệu hóa đơn: Xem lại ký hiệu hóa đơn trên liên 1 quyển hóa đơn để điền.
- Từ số, đến số: Nếu mất 1 hóa đơn, bạn nhập số “1” cho cả hai cột này, nếu mất nhiều hóa đơn, bạn nhập rõ ràng từ số nào đến số nào. Trường hợp mất số hóa đơn không liên tiếp, bạn nhấn “F5” để xuống dòng và tiếp tục nhập.
- Số lượng: Do phần mềm tự cập nhật.
- Liên hóa đơn: Điền liên hóa đơn bị mất.
Ghi chú: Chọn đúng trường hợp bị mất hóa đơn do chưa sử dụng, chưa viết chưa báo cáo,..
Dòng “Lý do mất, cháy, hỏng hóa đơn”: Điền lý do bị mất, cháy, hỏng hóa đơn của doanh nghiệp.
Bước 3: Bên bán chụp lại liên 1 của hóa đơn
Sau khi chụp lại liên 1 của hóa đơn bị mất, người đại diện pháp luật của bên bán ký tên, đóng dấu trên bản sao hóa đơn và giao cho bên mua. Bên mua được sử dụng hóa đơn bản sao này kèm theo biên bản đã lập ở Bước 1 để làm chứng từ kế toán phục vụ kê khai thuế.
Lưu ý: Bên bán và bên mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.