Trước tình hình đại dịch covid-19 trở nên phức tạp khi số ca nhiễm tăng nhanh từng ngày, các doanh nghiệp đang gấp rút chuyển sang công cụ trực tuyến để làm việc từ xa. Với bộ phận then chốt, ảnh hưởng tới tiến độ giao dịch, lưu chuyển dòng tiền của doanh nghiệp là tài chính – kế toán, một trong các bài toán đặt ra là làm thế nào để phát hành và gửi hóa đơn không gián đoạn khi doanh nghiệp bị phong tỏa. Hoặc tình huống xấu hơn là khu vực bị phong tỏa, không còn các đơn vị chuyển phát để giao nhận hóa đơn. Khi đó, hóa đơn không thể được phát hành và chuyển đi, đồng nghĩa với doanh nghiệp không có dòng tiền về, ngưng trệ hoạt động kinh doanh.
Đảm bảo tính liên tục trong phát hành và gửi – nhận hóa đơn
Trong kịch bản trên, doanh nghiệp có thể tự bảo vệ bằng việc hạn chế hàng loạt các hoạt động tiếp xúc, trao đổi trực tiếp nhờ hóa đơn điện tử. Với loại hình hóa đơn này, việc phát hành và gửi hóa đơn đều diễn ra online. Nhờ không cần viết tay, tiếp xúc với hóa đơn giấy như trước hay chuyển phát thông qua đơn vị thứ ba, doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí lại vừa giảm thiểu việc tiếp xúc giữa người và người. Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử qua email, SMS và thực hiện tra cứu mọi lúc, mọi nơi qua internet. Ngay cả khi bị phong tỏa, các nghiệp vụ với hóa đơn vẫn diễn ra liên tục, nhanh chóng, đảm bảo tốc độ giao dịch mua bán cho doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử còn cung cấp tính năng thanh toán online, giúp giao dịch mua bán diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn dù cách ly hay không. Với tính năng này, kế toán không cần tiếp xúc tiền mặt hay ra ngân hàng chuyển khoản. Được biết, khách hàng có thể tiến hành tra cứu hóa đơn meInvoice.vn và chọn thanh toán ngay qua nhiều hình thức như quét mã VNPay-QR, thẻ ATM, thẻ quốc tế, ví điện tử. Không chỉ giúp tiền mua hàng về nhanh hơn mà còn giúp khách hàng an tâm giao dịch, giảm thiểu nguy cơ lây lan dịch.
Được tích hợp với các phần mềm khác, hóa đơn điện tử hỗ trợ kế toán làm ở bất cứ đâu mà không cần máy tính của công ty vẫn ghi nhận đầy đủ sổ sách, không lo bảo quản chứng từ giấy cồng kềnh, phức tạp. Theo đó, phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối hệ thống với phần mềm quản lý công việc, tài chính – kế toán như meInvoice.vn của MISA được tích hợp tới hơn 50 phần mềm khác nhau, để khi phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ tự động hạch toán, ghi nhận doanh thu chi phí.Theo chia sẻ từ đại diện đơn vị phát hành, hóa đơn điện tử meInvoice.vn có thể phát hành trên di động và cho phép nhiều người truy cập và phát hành hóa đơn cùng lúc nếu tích hợp với chữ ký số eSign. Đây được xem như một giải pháp toàn diện cho công tác tài chính – kế toán mùa dịch này.
Nhìn chung, số lượng doanh nghiệp chuyển sang các công cụ online đang tăng nhanh mỗi ngày và hóa đơn điện tử chỉ là một trong số nhiều công cụ doanh nghiệp cần để trang bị doanh nghiệp sẵn sàng trước mọi tình huống. Những giải pháp này không chỉ là biện pháp ngắn hạn trong mùa dịch mà còn được Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông kêu gọi dịch chuyển hoạt động công ty lên môi trường số vì lợi ích lâu dài và vì sức khỏe của doanh nghiệp và nền kinh tế.
Tìm hiểu thêm thông tin về các công cụ làm việc online tại đây.