Năm 2020 đánh dấu bước chuyển tiếp quan trọng trong lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tại Việt Nam bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử vào 1/11/2020. Để đơn vị kinh doanh chủ động hơn trong việc triển khai hóa đơn điện tử. Bài viết sau sẽ giúp tóm lược những việc đơn vị cần chuẩn bị để sử dụng hóa đơn điện tử.
1. 6 Điều kiện doanh nghiệp cần đáp ứng trước khi sử dụng hóa đơn điện tử
Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp 6 ứng điều kiện dưới đây
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ
Với 4 điều kiện đầu tiên, hầu hết các đơn vị kinh doanh đều dễ dàng đáp ứng. Riêng với 2 điều kiện cuối cùng, đơn vị không cần quá lo lắng vì các nhà cung cấp hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật để lưu trữ trực tuyến dữ liệu hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định pháp luật.
Về viêch kết nối dữ liệu hóa đơn với phần mềm kế toán, bán hàng doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý bởi trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử.
2. Các bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
2.1 Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn khi muốn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị trung gian. Tuy nhiên, để việc sử dụng hóa đơn điện tử thực sự hiệu quả và mang lại lợi ích tối đa, doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn nhà cung cấp được Tổng cục thuế chứng thực và khuyến khích sử dụng.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên dựa trên một số tiêu chí khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử như:
- Có giá trị pháp lý
- Ổn định, chất lượng
- Mang lại nhiều tiện ích
- Có các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật
- Chi phí tương xứng chất lượng
- Được nhiều doanh nghiệp sử dụng
- Dễ dàng sử dụng
2.2 Lập hồ sơ thông báo phát hành với cơ quan thuế
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Hoá đơn mẫu (do doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử)
Sau khi lập xong bộ hồ sơ, doanh nghiệp có thể gửi tới cơ quan thuế qua mạng hoặc nộp trực tiếp (xem hướng dẫn chi tiết tại đây). Sau 2 ngày doanh nghiệp sẽ kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử //www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử khi nhận được chấp thuận của cơ quan thuế.
Tuy nhiên, thay vì phải tự tìm hiểu và kê khai hồ sơ trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ kê khai online toàn bộ các thủ tục trên và gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế.
3/ MISA hỗ trợ 100% thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Là nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Cơ quan thuế cả nước lựa chọn phối hợp và giới thiệu tới doanh nghiệp, MISA cam kết hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập triển khai hóa đơn điện tử với giá siêu tiết kiệm: chỉ từ 300đ/hóa đơn cùng nhiều ưu đãi:
- Không giới hạn số lượng người dùng
- Không thu phí duy trì hàng năm
- MIỄN 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn điện tử cơ bản
- MIỄN 100% phí tích hợp với +50 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
- MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế
- MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm
- MIỄN 100% dùng thử mọi tính năng
- Khách hàng có thể mua trước nhiều gói hóa đơn để sử dụng và được chuyển sang tài chính tiếp theo nếu sử dụng không hết
Khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử hoặc dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 0918.437.227 – 0917.757.227