Từ trước tới nay, có rất nhiều cửa hàng kinh doanh vẫn tiến hành rất thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp rất nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng các mặt hàng còn hay hết, cũng như rất khó có thể thống kê nhanh chóng được doanh thu của cửa hàng theo ngày, theo tháng, theo quý… Đặc biệt là với ngành vật liệu xây dựng đòi hỏi phải quản lý chi tiết số liệu một cách chính xác. Từ thực tế như vậy, sự ra đời của phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng là một giải pháp tối ưu, giúp chủ cửa hàng quản lý chi tiết tình hình kinh doanh của mình theo từng công trình hoặc theo khách hàng riêng.

1. Đơn vị tính quy đổi linh hoạt

Trở ngại lớn nhất của các cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng khi sử dụng phần mềm bán hàng thông thường đó là không hỗ trợ cách quy đổi đơn vị tính. Đặc thù của kinh doanh vật liệu xây dựng là nhập khối lượng lớn nhưng bán ra với số lượng nhỏ, đơn vị tính khác nhau. Ví dụ, sắt nhập kg cây bán ra đơn vị cây, tôn nhập kg cắt bán mét… Với phần mềm quản lý bán hàng KiotViet, bạn hoàn toàn có thể linh hoạt trong các đơn vị tính, tự tạo ra đơn vị mới của sản phẩm trong mỗi lần nhập hàng.

2. Quản lý hàng tồn kho vật liệu xây dựng

Nguyên vật liệu trong ngành xây dựng thường xuất thẳng đến công trình không qua khovà tính vào chi phí nhưng vẫn phải theo dõi tồn kho tại từng công trình, theo dõi điều chuyển vật liệu giữa công trình này với công trình khác hoặc vật liệu thừa thiếu giữa các công trình cần kiểm soát. Ngoài quản lý nguyên vật liệu xuất qua kho, phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng còn cho phép quản lý nguyên vật liệu xuất thẳng đến công trình. Hơn nữa, phần mềm có thể quản lý các chứng từ nhập kho/xuất kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, thành phẩm và tính giá xuất kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm theo nhiều phương pháp khau nhau một cách chính xác và nhanh chóng.

3. Quản lý công nợ theo công trình, hợp đồng

Ngành xây dựng có nhiều nhà cung cấp các loại vật liệu, nhiên liệu, dịch vụ phục vụ cho hoạt động xây lắp. Do vậy, phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng cho phép người sử dụng theo dõi công nợ của từng nhà cung cấp, theo dõi công nợ của một nhà cung cấp nhiều dịch vụ cùng lúc cho công trình, hợp đồng.

4. Quản lý lãi/lỗ theo từng công trình, hợp đồng xây dựng

Do hoạt động đặc thù của các doanh nghiệp xây dựng nên việc quản lý lãi/lỗ theo từng công trình hay hợp đồng diễn ra khá phức tạp và đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng. Vì vậy, phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng cho phép theo dõi các khoản chi chi phí cụ thể theo từng công trình, hợp đồng. Với tiện ích này, kế toán viên sẽ không mất nhiều thời gian để tính toán số liệu, chỉ cần nhập liệu một lần và cuối kỳ vào xem báo cáo, các nhà quản lý cũng dễ dàng kiểm soát được tình hình doanh thu của doanh nghiệp và đưa các quyết định nhanh chóng và hiệu quả.

Dưới đây là một số giải pháp giúp doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng giải quyết vấn đề trên.

1. Quản lý bằng quy trình ngoài

Phương pháp này yêu cầu người quản lý phải kiểm soát hoàn toàn từ khâu nhập hàng, khâu quản lý kho cho đến khâu bán hàng.

Nhân viên cần tự lập một quy trình theo dõi dựa trên một số công cụ có sẵn (VD: Excel….) để theo dõi nhập xuất tồn, theo dõi tình hình doanh thu từng mặt hàng vật liệu sắt thép, từng khách hàng, hãng sản xuất. Ngoài ra khi quy mô mở rộng hơn doanh nghiệp cần theo dõi doanh thu, tình hình kinh doanh từng địa bàn kinh doanh, thiết lập chính sách giá phù hợp cho từng sản phẩm, từng nhóm đối tượng khách hàng.

Ngoài ra việc so sánh doanh thu, biểu đồ phân tích tồn kho, biểu đồ phân tích công nợ đến hạn, quá hạn, các mẫu biểu (hóa đơn chứng từ, biên bản bàn giao, phiếu nhập xuất kho, …) nhân viên cần tự lập báo cáo, tự tạo mẫu biểu. Việc này đòi hỏi nhân viên phải có tư duy logic tốt, kỹ năng sử dụng công cụ thành thạo (VD: kỹ năng sử dụng excel), kiến thức nghiệp vụ kế toán chắc chắn. Cách này sẽ tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra nhầm lẫn sai sót.

Một số mẫu biểu quản lý bằng excel:
– Quản lý tồn kho bằng excel: File download quản lý tồn kho bằng excel tham khảo Tại đây
– Quản lý doanh thu bán hàng bằng excel: File download quản lý doanh thu bằng excel tham khảo Tại đây
– Quản lý công nợ bằng excel: File download quản lý tồn kho bằng excel tham khảo Tại đây