[ Thông Báo ] Dùng Số Định Danh Cá Nhân thay thế số BHXH

Từ ngày 1/8/2025 người tham gia BHXH sẽ không còn phải ghi nhớ mã số BHXH riêng biệt, mà thay vào đó, toàn bộ dữ liệu BHXH của cá nhân sẽ được đồng bộ hóa theo mã số định danh của cá nhân đó trên căn cước công dân (CCCD) gắn chip 12 số.Việc sử dụng mã số thống nhất góp phần bảo đảm đồng bộ cơ sở dữ liệu, tăng tính liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và nâng cao hiệu quả quản lý.

Đây là bước tiến quan trọng giúp đơn giản hóa thủ tục, đồng bộ dữ liệu và minh bạch thông tin cho người lao động cũng như doanh nghiệp. Chi tiết thông tin về quy định mới này của BHXH Việt Nam sẽ được Phần mềm kế toán Fast cập nhật đến bạn trong bài viết dưới đây.

Dùng Số Định Danh Cá Nhân thay thế số BHXH áp dụng từ 01/8/2025

Như vậy, bắt đầu từ tháng 8 năm 2025, số định danh cá nhân (số thẻ CCCD 12 số) sẽ chính thức được sử dụng thay thế cho mã số BHXH trong toàn bộ nghiệp vụ liên quan đến BHXH, BHYT và BHTN Căn cứ theo Mục I Công văn số 1804/BHXH-QLT ngày 4/8/2025 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Công văn nêu rõ, từ ngày 1/8/2025, số định danh cá nhân/căn cước công dân chính thức được sử dụng để thay thế mã số bảo hiểm xã hội của người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

Các cơ quan BHXH trên cả nước có trách nhiệm tổ chức triển khai, sử dụng số định danh cá nhân trong quản lý và thực hiện các thủ tục bảo hiểm. Tất cả hồ sơ, biểu mẫu và dữ liệu liên quan đến người tham gia đều phải cập nhật theo CCCD thay vì mã số BHXH cũ.

Những thay đổi khi áp dụng CCCD thay thế mã số BHXH

Lợi ích của việc dùng Số Định Danh Cá Nhân thay thế số BHXH

Việc sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số BHXH nhằm mục đích

• Đơn giản hóa thủ tục: Người tham gia chỉ cần một mã số duy nhất trong toàn bộ quá trình đóng, hưởng và giải quyết chế độ bảo hiểm.
• Đồng bộ dữ liệu: Thông tin của người lao động được liên thông với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hạn chế trùng lặp và sai lệch.
• Nâng cao tính minh bạch: Dễ dàng đối chiếu, tra cứu thông tin, bảo đảm quyền lợi cho người tham gia.
• Thuận tiện cho doanh nghiệp: Quản lý lao động tập trung hơn, giảm khối lượng hồ sơ giấy tờ phải lưu trữ.
• Hỗ trợ quản lý nhà nước: Cơ quan BHXH kiểm soát chính xác hơn, tạo nền tảng cho chuyển đổi số toàn diện trong lĩnh vực bảo hiểm.

Người tham gia BHXH cần làm gì?

 Đối với người lao động đang đi làm

Người lao động có thể thực hiện kiểm tra thông tin BHXH cá nhân bằng cách:

• Đăng nhập Cổng dịch vụ công BHXH Việt Nam tại địa chỉ baohiemxahoi.gov.vn.
• Sử dụng ứng dụng VssID – BHXH số để tra cứu thông tin cá nhân, trong đó các trường dữ liệu như số định danh cá nhân/CCCD, họ tên, ngày sinh, địa chỉ phải trùng khớp với thông tin trên CCC

Nếu có sai lệch người lao cần xử lý như sau:

• Người lao động nộp Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) kèm bản sao CCCD/CMND cho bộ phận nhân sự hoặc cơ quan BHXH.
• Đơn vị sử dụng lao động sẽ thực hiện điều chỉnh trên phần mềm giao dịch điện tử với cơ quan BHXH để cập nhật dữ liệu.

Lưu ý: Từ thời điểm chuyển đổi, tất cả hồ sơ, thủ tục hưởng chế độ (ốm đau, thai sản, nghỉ việc hưởng trợ cấp…) sẽ chỉ sử dụng số CCCD/ĐDCN thay cho mã số BHXH.

Đối với người đã nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc nghỉ thai sản

• Chủ động tra cứu thông tin BHXH bằng số CCCD trên website Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.
• Khi làm thủ tục nhận lương hưu, trợ cấp BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp hoặc BHYT, người dân cần xuất trình CCCD gắn chip để cơ quan BHXH đối chiếu dữ liệu.
• Nếu phát hiện sai sót hoặc chưa đồng bộ, người tham gia liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH địa phương để được hướng dẫn điều chỉnh, bổ sung thông tin.

Đối với Chủ hộ kinh doanh, lao động tự do

• Đối với lao động tự do tham gia BHXH tự nguyện hoặc BHYT hộ gia đình:  Khi đăng ký mới hoặc tiếp tục đóng, người tham gia chỉ cần cung cấp số định danh cá nhân/CCCD thay cho mã số BHXH trước đây.
• Đối với chủ hộ kinh doanh cá thể: Khi kê khai, quản lý và nộp BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động trong hộ kinh doanh, chủ hộ phải sử dụng số định danh cá nhân của từng lao động để đăng ký, tra cứu và thực hiện các thủ tục hành chính.
• Kiểm tra dữ liệu trước khi đóng: Người tham gia có thể tự tra cứu thông tin BHXH bằng số CCCD trên Cổng dịch vụ công BHXH hoặc ứng dụng VssID để đảm bảo thông tin đã đồng bộ. Nếu dữ liệu chưa chính xác, cần nộp mẫu TK1-TS kèm CCCD tại cơ quan BHXH nơi cư trú để được cập nhật.

Đối với người tham gia chưa có thẻ CCCD (12 số) theo mã số định danh

Người dân cần liên hệ cơ quan Công an tại địa phương để được hỗ trợ cấp thẻ CCCD 12 số theo mã định danh cá nhân từ sớm để đảm bảo việc chuyển đổi dữ liệu được thuận lợi.

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức các đơn vị liên quan

Căn cứ theo Mục IV Công văn 1804/BHXH-QLT quy định các tổ chức có nhiêm vụ thực hiện theo công văn này khi mã số BHXH được thay thế bằng mã số ĐDCN/CCCD. Các cơ quan, đơn vị liên quan cần thực hiện đầy đủ trách nhiệm theo phân cấp như sau:

Cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam

• Ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về việc sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay cho mã số BHXH.
• Chỉ đạo BHXH các tỉnh, thành phố tổ chức chuẩn hóa, rà soát và đồng bộ dữ liệu của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm vận hành ổn định, đáp ứng yêu cầu tra cứu, quản lý và giải quyết chế độ bằng số định danh cá nhân.

BHXH các tỉnh, thành phố

• Thực hiện triển khai cập nhật dữ liệu CCCD cho toàn bộ người tham gia trên địa bàn theo chỉ đạo của BHXH Việt Nam.
• Hướng dẫn, hỗ trợ người dân và doanh nghiệp trong quá trình rà soát, điều chỉnh thông tin cá nhân.
• Tổ chức tiếp nhận hồ sơ điều chỉnh thông tin (mẫu TK1-TS kèm CCCD/CMND) và xử lý nhanh chóng, kịp thời để không làm gián đoạn chế độ của người tham gia.

Đơn vị sử dụng lao động, doanh nghiệp

• Phối hợp với cơ quan BHXH để rà soát và đối chiếu dữ liệu của toàn bộ người lao động trong đơn vị.
• Thu thập bản sao CCCD gắn chip của người lao động để cập nhật thông tin trên phần mềm quản lý nhân sự – BHXH.
• Thông báo và hướng dẫn người lao động kiểm tra dữ liệu BHXH cá nhân qua Cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng VssID, bảo đảm thông tin trùng khớp với CCCD.

Người tham gia BHXH

• Chủ động kiểm tra, đối chiếu thông tin cá nhân với số định danh/CCCD để bảo đảm chính xác.
• Thực hiện điều chỉnh khi phát hiện sai lệch bằng cách nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH hoặc thông qua đơn vị sử dụng lao động.
• Hoàn tất các thủ tục cần thiết để không ảnh hưởng đến quá trình đóng, hưởng và giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BHTN.

Như vậy, để việc áp dụng số định danh cá nhân thay thế mã số BHXH từ ngày 01/8/2025 diễn ra thuận lợi và đồng bộ, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa Cơ quan BHXH Việt Nam, BHXH địa phương, đơn vị sử dụng lao động và chính người tham gia.

• Cơ quan BHXH Việt Nam đóng vai trò định hướng và bảo đảm hạ tầng kỹ thuật.
• BHXH các tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm trực tiếp triển khai và hỗ trợ người dân.
• Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động là cầu nối để rà soát và cập nhật dữ liệu cho người lao động.
• Người tham gia BHXH cần chủ động kiểm tra, đối chiếu thông tin để bảo đảm quyền lợi.

Sự phối hợp nhịp nhàng của tất cả các bên sẽ góp phần xây dựng hệ thống BHXH hiện đại, minh bạch và hiệu quả, đồng thời mang lại trải nghiệm thuận tiện hơn cho cả doanh nghiệp lẫn người dân. Việc thực hiện đúng tiến độ các nội dung trên sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của người tham gia BHXH và góp phần xây dựng hệ thống quản lý bảo hiểm xã hội hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

Áp dụng số định danh cá nhân thay thế mã số BHXH từ ngày 01/8/2025 là một dấu mốc quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số. Sự thay đổi này giúp đồng bộ dữ liệu, đơn giản hóa thủ tục và tăng tính minh bạch trong quản lý bảo hiểm xã hội.