Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử 1/11/2020 đang đến rất gần. Tuy nhiên vẫn nhiều doanh nghiệp và kế toán chưa hiểu đúng về hóa đơn điện tử dẫn đến việc lựa chọn phần mềm không phù hợp hoặc gặp vướng mắc trong quá trình sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 4 sai lầm phổ biến khi sử dụng hóa đơn điện tử để doanh nghiệp kịp thời nắm bắt.
1. Sai lầm 1: Đợi hết hóa đơn giấy mới đăng ký hóa đơn điện tử
Nguyên nhân khiến một số doanh nghiệp trì hoãn đăng ký hóa đơn điện tử là muốn tận dụng hết số hóa đơn giấy đã đặt in. Tuy nhiên, nếu cứ đợi hết hóa đơn giấy mới đăng ký hóa đơn điện tử thì người gặp khó khăn đầu tiên chính là kế toán. Các quy định về hóa đơn điện tử không hoàn toàn giống với hóa đơn giấy. Đặc biệt là khi Thông tư 68/2019/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành có quy định về việc 1 số văn bản pháp luật về hóa đơn sẽ hết hiệu lực kể từ ngày 1/11/2020. Theo đó, cách quy định về thủ tục đăng ký, ký hiệu và đánh số hóa đơn điện tử, cách xác định thời điểm lập hóa đơn,….và nhiều nghiệp vụ hóa đơn khác cũng sẽ được thay đổi so với quy định trước đây. Vừa phải nghiên cứu lại các quy định mới về hóa đơn điện tử, vừa phải học cách làm quen với các nghiệp vụ trên phần mềm hóa đơn điện tử sẽ khiến kế toán thiếu sự nhanh nhẹn, chính xác trong thao tác. Công việc cũng vì thế mà chậm tiến độ và gây áp lực cho người làm kế toán.
Về phía doanh nghiệp, việc gấp gáp đăng ký hóa đơn điện tử khi chỉ còn rất hóa đơn giấy có thể dẫn đến rủi ro như: không có kịp hóa đơn điện tử để sử dụng, chậm tiến độ công việc, bị phạt do sai phạm quy định,….
Sai lầm trên có thể là do doanh nghiệp chưa nắm rõ quy định sử dụng song song các hình thức loại hình hóa đơn tại Khoản 3 Điều 7 Thông Tư 32/2011/TT-BTC, có hiệu lực đến 31/10/2020: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.”
Với quy định này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến 31/10/2020. Cách thức này vừa đảm bảo không bỏ phí số hóa đơn giấy đã in, vừa là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận và làm quen với hóa đơn điện tử.
2. Sai lầm 2: Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử chỉ quan tâm giá rẻ
Một trong các tiêu chí hàng đầu của doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử là giá rẻ. Tuy nhiên, nếu chỉ căn cứ vào mức giá gói hóa đơn rẻ nhất để lựa chọn thì có thể doanh nghiêp sẽ gặp rất nhiều rủi ro:
- Phát sinh chi phí từ những dịch vụ cộng thêm: phí tích hợp, phí thiết kế mẫu, phí cài đặt trên nhiều máy tính,….
- Rò rỉ thông tin, lưu trữ khó khăn do lựa chọn nhà cung cấp giá rẻ nhưng không có uy tín và không đáp ứng được hệ thống lưu trữ bảo mật.
- Không được hỗ trợ kịp thời chính xác do nhiều nhà cung cấp giá rẻ không đủ nguồn nhân lực hoặc không đủ kinh nghiệm hỗ trợ.
Do đó, bên cạnh tiêu chí về giá, doanh nghiệp lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử cần cân nhắc thêm các yếu tố khác như: uy tín và kinh nghiệm triển khai của nhà cung cấp, mức độ đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử của phần mềm hay tiêu chuẩn bảo mật của hệ thống lưu trữ.
3. Sai lầm 3: Xem nhẹ vấn đề lưu trữ hóa đơn
Thống kê năm 2018 cho thấy, có đến 70% các trường hợp bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn đến từ quá trình lưu trữ hóa đơn:
- Mất, hỏng hóa đơn khó tránh khỏi
- Tốn chi phí về kho lưu trữ
- Tra cứu mất nhiều thời gian
- Dễ dàng bị làm giả, làm khống
Khác với hóa đơn giấy, phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng lưu trữ lên tới 10 năm, hạn chế đến 99% tình trạng mất hỏng làm giả, giảm chi phí lưu kho và tra cứu thuận tiện. Tuy nhiên, phần mềm hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật phải đáp ứng được 4 tiêu chí cốt lõi sau:
- Hệ thống sao lưu trực tuyến đủ lớn đáp ứng theo quy định về lưu trữ hóa đơn của Luật kế toán);
- Công nghệ bảo mật đạt các tiêu chuẩn do tổ chức uy tin kiểm chứng;
- Có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố, khôi phục dữ liệu;
- Có kinh nghiệm triển khai hệ thống kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử giữa các phần mềm với nhau hoặc giữa các doanh nghiệp, tổ chức với nhau.
Do đó, khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý đến các giải pháp của nhà cung cấp đảm bảo được việc lưu trữ hóa đơn điện tử được an toàn, bảo mật.
4. Sai lầm 4: Chỉ sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phiên bản desktop
Khi nói đến phần mềm hóa đơn điện tử, người dùng thường liên tưởng đến việc phải cài đặt trên máy tính. Tuy nhiên việc cài đặt và sử dụng hóa đơn điện tử phiên bản desktop thường khiến người dùng ái ngại thao tác cài đặt phần mềm và đặc biệt là không thể sử dụng linh động, kịp thời khi cần làm việc từ xa hoặc không có mặt ở công ty.
Tuy nhiên, hiện nay 1 số nhà cung câp đã có thêm phiên bản website (đăng nhập qua trang web) và phiên bản mobile (đăng nhập qua ứng dụng) đem đến nhiều tiện ích cho người sử dụng:
- Không cần cài đặt trên máy, sử dụng tài khoản đăng nhập vào chương trình meInvoice.vn mọi lúc mọi nơi
- Dữ liệu hóa đơn tại 3 phiên bản Desktop, Website và Mobile được cập nhật và đồng bộ 100% với nhau để không làm gián đoạn công việc
- Cho phép nhiều người cùng đăng nhập và lập, phát hành, tra cứu, báo cáo,…hóa đơn điện tử cùng 1 lúc tại các địa điểm khác nhau
Do đó, trước khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán nên cân nhắc lựa chọn phần mềm có cả 3 phiên bản desktop, website và mobile để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử được thuận tiện và không gián đoạn.
Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 0917.757.227- 0918.437.227