Vì sao cần cho phép lập hóa đơn tổng?
Hệ thống hóa đơn điện tử được thiết kế để tiếp nhận khoảng 6,4 tỷ hóa đơn/năm, nhưng thực tế lượng hóa đơn tăng vượt dự báo. Một số nguyên nhân chính khiến số lượng hóa đơn tăng nhanh gồm:
- Chuyển đổi từ hình thức thuế khoán sang kê khai theo doanh thu thực tế từ 01-01-2026.
- Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm.
- Sự bùng nổ của giao dịch nhỏ lẻ qua thương mại điện tử, ví điện tử, dịch vụ công cộng.
Việc lập hóa đơn riêng lẻ cho từng giao dịch (thường dưới vài trăm nghìn đồng) gây áp lực lớn lên hạ tầng kỹ thuật, tăng chi phí vận hành cho doanh nghiệp và làm chậm quá trình thanh toán cho khách hàng.
Lợi ích khi lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng
- Giảm số lượng hóa đơn phát hành hàng ngày (từ hàng nghìn xuống còn 1-2 hóa đơn/ngày hoặc tháng).
- Hạn chế nguy cơ nghẽn hệ thống tiếp nhận dữ liệu của cơ quan thuế.
- Giảm chi phí quản lý, lưu trữ và ký số hóa đơn.
- Rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng tại điểm bán (không phải chờ xuất hóa đơn từng lần)
Đây được xem là giải pháp kỹ thuật linh hoạt, phù hợp với đặc thù các ngành có lượng giao dịch lớn với cá nhân không kinh doanh.
Đối tượng và lĩnh vực được áp dụng cho phép lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng.
Theo dự thảo, quy định mới áp dụng cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh (không phải doanh nghiệp, hộ kinh doanh) trong các lĩnh vực có tần suất giao dịch lớn.
Các lĩnh vực dịch vụ được đề xuất áp dụng gồm
- Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm (giao dịch chuyển khoản, phí dịch vụ nhỏ lẻ).
- Dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử (Momo, ZaloPay, Viettel Money…).
- Dịch vụ ngừng/cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện.
- Dịch vụ trông giữ xe, chiếu phim.
- Dịch vụ thương mại điện tử (bưu chính, vận chuyển trực tiếp cho sàn TMĐT như Shopee Express, Giao Hàng Nhanh).
- Kinh doanh vận tải hành khách công cộng bằng xe buýt.
- Vận tải hành khách bằng taxi sử dụng phần mềm tính tiền (theo Luật Đường bộ).
Các lĩnh vực này thường có hàng nghìn đến hàng triệu giao dịch nhỏ mỗi ngày với khách hàng cá nhân, nên việc lập hóa đơn riêng lẻ không khả thi và không cần thiết (khách cá nhân không cần khấu trừ thuế GTGT).
Dự thảo Nghị định cũng quy định rõ trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ khi áp dụng hình thức lập hóa đơn tổng. Theo đó, đơn vị cung cấp dịch vụ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu giao dịch, đồng thời cung cấp bảng tổng hợp chi tiết khi cơ quan nhà nước có yêu cầu để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu.
Cách lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng
- Cuối ngày: Tổng hợp tất cả giao dịch trong ngày với khách hàng cá nhân không kinh doanh, lập 1 hóa đơn tổng ghi nhận tổng giá trị, tổng số giao dịch, không cần chi tiết từng giao dịch.
- Cuối tháng: Tổng hợp tất cả giao dịch trong tháng, lập 1 hóa đơn tổng tháng (áp dụng nếu tần suất cao hơn, ví dụ dịch vụ ví điện tử).
Nội dung thể hiện trên hóa đơn
Hóa đơn tổng cần ghi rõ:
- Dòng mô tả là “Hóa đơn tổng hợp cuối ngày” hoặc “Hóa đơn tổng hợp cuối tháng”.
- Tổng giá trị thanh toán.
- Tổng số giao dịch.
- Thuế suất và số thuế (nếu thuộc diện chịu thuế).
Không cần tên/địa chỉ từng khách hàng.
Thời điểm và cách gửi dữ liệu
- Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau ngày hoặc tháng tổng hợp.
- Dữ liệu hóa đơn vẫn phải truyền về cơ quan thuế theo quy định.
- Nếu khách hàng có yêu cầu riêng, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn cho giao dịch cụ thể đó.
Đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, dữ liệu từng giao dịch vẫn kết nối theo thời gian thực; hóa đơn tổng chỉ đóng vai trò tổng hợp phục vụ kê khai và giảm khối lượng hóa đơn phát hành riêng lẻ.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi được cho phép lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng?
Dù dự thảo đang trong giai đoạn lấy ý kiến, doanh nghiệp nên chủ động:
- Rà soát hệ thống bán hàng, đảm bảo có chức năng tổng hợp giao dịch tự động cuối ngày/tháng.
- Kiểm tra khả năng tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử.
- Theo dõi thông tin cập nhật từ cơ quan thuế để điều chỉnh quy trình kịp thời.
Việc cho phép lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng được xem là bước điều chỉnh phù hợp trong giai đoạn hệ thống hóa đơn điện tử phát triển nhanh. Nếu chính thức ban hành trong năm 2026, đây sẽ là thay đổi đáng chú ý giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh vận hành ổn định hơn trước áp lực gia tăng số lượng giao dịch.
Trong bối cảnh quy định về thời điểm lập hóa đơn có thể thay đổi, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng tùy chỉnh linh hoạt là yếu tố quan trọng.
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử do FAST phát triển, đáp ứng đầy đủ quy định theo Nghị định 123/2024/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi. Phần mềm hỗ trợ:
- Kết nối hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Tự động tổng hợp dữ liệu bán hàng cuối ngày/tháng.
- Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo chuẩn định dạng mới.
- Tích hợp với phần mềm kế toán và hệ thống bán hàng.
Việc chủ động nâng cấp hệ thống ngay từ giai đoạn dự thảo giúp doanh nghiệp sẵn sàng áp dụng khi chính sách chính thức có hiệu lực, hạn chế gián đoạn vận hành.