Quy định mới nhất về thời điểm xuất hóa đơn điện tử cho từng loại hàng hóa, dịch vụ đảm bảo được tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn giúp hạn chế tối đa rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp. Tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP ban hành ngày 30-06-2026. Điều 9 Nghị định này quy định cụ thể thời điểm xuất hóa đơn điện tử đối với 24 nhóm trường hợp khác nhau, từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng, vận tải, logistics, ngân hàng, bảo hiểm đến các giao dịch đặc thù.
Thời điểm lập, xuất hóa đơn chuẩn quy định
Căn cứ Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định theo từng loại giao dịch cụ thể như sau
Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa
Đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia): Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu): Do người bán tự xác định nhưng chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
Thời điểm xuất hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).
Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền trước.
Thời điểm xuất hóa đơn khi Giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục hoặc công đoạn
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Việc xuất hóa đơn sai thời điểm có thể khiến doanh nghiệp bị phạt tới 70 triệu đồng theo quy định mới. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động tuân thủ quy định, hạn chế rủi ro pháp lý và tối ưu quản lý kế toán – tài chính.
Thời điểm xuất hóa đơn đối với một số trường hợp khác
| STT | Trường hợp | Thời điểm xuất hóa đơn điện tử |
| 1 | Dịch vụ cần đối soát dữ liệu (điện, logistics, bưu chính, ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, thương mại điện tử, xe buýt, taxi, giữ xe, rạp chiếu phim…) | Lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát nhưng không quá ngày 07 của tháng tiếp theo hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước. |
| 2 | Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, dữ liệu cần đối soát giữa các đơn vị | Lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát nhưng không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước. |
| 3 | Bán thẻ điện thoại trả trước, hòa mạng | Cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng lập một hóa đơn tổng hợp đối với khách hàng không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin. |
| 4 | Xây dựng, lắp đặt | Khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng hoàn thành. |
| 5 | Kinh doanh bất động sản, hạ tầng, nhà để bán | Nếu thu tiền theo tiến độ thì lập hóa đơn khi thu tiền hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng. Khi chuyển giao quyền sở hữu thì thực hiện như bán hàng hóa. |
| 6 | Dịch vụ vận tải hàng không bán qua website, thương mại điện tử | Chậm nhất 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ được phát hành trên hệ thống. |
| 7 | Dầu thô, condensate, sản phẩm từ dầu thô | Khi xác định được giá bán chính thức. |
| 8 | Khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than | Khi xác định sản lượng giao trong tháng nhưng chậm nhất vào ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế. |
| 9 | Bán điện trên thị trường điện | Theo thời điểm đối soát thanh toán nhưng chậm nhất vào ngày cuối cùng của thời hạn kê khai thuế. |
| 10 | Bán lẻ xăng dầu | Ngay khi kết thúc từng lần bán hàng. |
| 11 | Vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý | Sau khi hoàn thành đối soát nhưng chậm nhất ngày 10 của tháng tiếp theo. |
| 12 | Cho vay của tổ chức tín dụng | Theo kỳ thu lãi. Nếu chưa thu được lãi thì lập khi thu được; trường hợp trả lãi trước hạn thì lập khi thu tiền trước hạn. |
| 13 | Taxi sử dụng phần mềm tính tiền | Khi kết thúc chuyến đi và đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế. |
| 14 | Cơ sở khám chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn thì cuối ngày lập hóa đơn tổng hợp. Nếu khách hàng yêu cầu thì lập ngay. Đối với bảo hiểm y tế, lập khi có cơ quan bảo hiểm xã hội thanh quyết toán. |
| 15 | Thu phí đường bộ điện tử không dừng (ETC) | Theo từng lượt xe; có thể lập hóa đơn định kỳ nhưng chậm nhất vào ngày cuối tháng. |
| 16 | Kinh doanh bảo hiểm | Khi ghi nhận doanh thu bảo hiểm. Trường hợp hợp đồng đồng bảo hiểm thực hiện theo quy định riêng về thu hộ, chi hộ. |
| 17 | Xổ số truyền thống | Sau khi thu hồi vé không bán hết và trước kỳ mở thưởng tiếp theo, lập hóa đơn cho từng đại lý. |
| 18 | Casino, trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất 01 ngày sau ngày xác định doanh thu và đồng thời chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế. |
| 19 | Một số dịch vụ cung cấp cho cá nhân có hệ thống quản lý giao dịch (ngân hàng, ví điện tử, chứng khoán, thương mại điện tử, xe buýt, taxi, giữ xe, rạp chiếu phim…) | Được chuyển dữ liệu chi tiết giao dịch cho cơ quan thuế theo quy định. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ và cung cấp dữ liệu khi cơ quan thuế yêu cầu. |
| 20 | Giao dịch phát sinh vào ban đêm | Nếu chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động thì được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. |
Thời điểm xuất hóa đơn vào ban đêm
Theo khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, với giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm (từ 22:00 đến 06:00 hôm sau), thì quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
- Có phần mềm lập hóa đơn tự động (tự sinh hóa đơn theo giao dịch), thì về nguyên tắc vẫn lập theo thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn theo loại giao dịch.
- Không có phần mềm lập hóa đơn tự động thì thời điểm lập hóa đơn: chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo
Những lưu ý khi áp dụng quy định mới về thời điểm lập hóa đơn điện tử
Quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP mở rộng hướng dẫn về thời điểm xuất hóa đơn cho nhiều ngành nghề đặc thù, đặc biệt là các lĩnh vực có tính chất giao dịch liên tục hoặc cần đối soát dữ liệu như:
- Logistics, vận tải.
- Viễn thông, công nghệ thông tin.
- Ngân hàng, bảo hiểm.
- Thương mại điện tử.
- Dịch vụ sử dụng nền tảng số.
- Vận tải hành khách có phần mềm quản lý.
Doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình bán hàng, cung cấp dịch vụ, nghiệm thu và đối soát dữ liệu để đảm bảo thời điểm lập hóa đơn phù hợp với từng loại giao dịch.
Đặc biệt, với các doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp với hệ thống quản lý bán hàng, kế toán hoặc ERP sẽ giúp tự động hóa quá trình lập hóa đơn, hạn chế sai sót do lập hóa đơn chậm hoặc sai thời điểm.
Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?
Theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn điện tử lùi ngày. Trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc lùi ngày sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Đây cũng là một trong những điểm khác biệt lớn nhất của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy nhằm tăng tính minh bạch, chính xác cho cả bên bán, bên mua và cơ quan thuế.
Giao hàng trước xuất hóa đơn sau có được không?
Giao hàng trước xuất hóa đơn sau được xem là hành vi xuất hóa đơn không đúng thời điểm và sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điểm a Khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP tùy thuộc vào mức độ vi phạm.
Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm bao nhiêu?
Từ 01/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực quy định mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm lên tới 70 triệu đồng. Cụ thể doanh nghiệp có thể bị xử phạt như sau nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm (Điểm a Khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP):
| Hành vi | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 – 10 hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng | |
| 10 – 50 hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 50 – 100 hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 100 hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | 01 hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 – 10 hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 10 – 20 hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 20 – 50 hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | |
| 50 – 100 hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng | |
| 100 hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử đáp ứng quy định mới
Khi các quy định về hóa đơn điện tử ngày càng chi tiết, doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý hóa đơn đáp ứng khả năng:
- Lập và phát hành hóa đơn điện tử đúng thời điểm.
- Kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
- Quản lý số lượng lớn hóa đơn phát sinh tự động.
- Theo dõi trạng thái xử lý hóa đơn.
- Lưu trữ và tra cứu dữ liệu hóa đơn nhanh chóng.
Fast e-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử hỗ trợ doanh nghiệp phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế. Giải pháp có khả năng tích hợp với các sản phẩm trong hệ sinh thái FAST như phần mềm kế toán, quản trị doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu bán hàng, kế toán và hóa đơn điện tử.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định chi tiết 24 trường hợp về thời điểm xuất hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng hơn khi xử lý từng loại giao dịch phát sinh.
Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy định mới, rà soát quy trình lập hóa đơn và lựa chọn giải pháp quản lý phù hợp để đảm bảo tuân thủ, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.