Làm sao để phân quyền ký, kiểm soát người sử dụng chữ ký số cũng như quản lý mọi thao tác ký số là một điều mà chủ doanh nghiệp nào cũng luôn trăn trở. Bởi các loại chữ ký số trên thị trường hiện nay đều không thể đáp ứng được nhu cầu thiết yếu này.
1. Bất cập trong việc chuyển giao chữ ký số USB token
Không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay lựa chọn thuê kế toán của các đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài để đơn giản hóa bộ máy làm việc, tiết kiệm chi phí kinh doanh và giảm thiểu rắc rối về mặt pháp lý. Để các đơn vị này có thể thực hiện kê khai thuế qua mạng giúp mình, doanh nghiệp phải cung cấp chữ ký số cho nhân viên kế toán dịch vụ. Do chữ ký số tương đương với con dấu của doanh nghiệp nên việc chuyển giao chữ ký số này vô tình mang lại rất nhiều rủi ro như giả mạo chữ ký hoặc lợi dụng chữ ký của doanh nghiệp để ký những tài liệu bất hợp pháp. Chữ ký số USB token cũng không có lịch sử ký số nên việc kiểm soát người ký và thao tác ký dường như trở nên bất khả thi.
Nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường chỉ sử dụng duy nhất 1 USB token do số lượng người có nhu cầu ký không lớn. Tuy nhiên, nếu giao USB token cho kế toán dịch vụ thì khi doanh nghiệp cần ký bất kỳ tài liệu nào đều sẽ phải tốn thêm chi phí nhân bản USB thì mới hoàn thành được công việc, gây ra rất nhiều bất tiện trong quá trình sử dụng.
Một số doanh nghiệp cẩn thận hơn thường yêu cầu nhân viên kế toán dịch vụ sau khi kê khai xong thì gửi file mềm cho mình kiểm tra, nếu mọi dữ liệu đều chính xác thì doanh nghiệp sẽ tự kết nối USB token để ký và nộp cho Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, quy trình này thường tốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp khi phải trao đổi và gửi tài liệu qua lại nếu chứng từ phải giải quyết có số lượng lớn.
2. Chữ ký số eSign cho phép chủ doanh nghiệp phân quyền và quản lý mọi thao tác ký số
Là thương hiệu uy tín hàng đầu Việt Nam với 25 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp công nghệ cho hơn 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân, MISA thấu hiểu những bất cập của USB token mà doanh nghiệp đang gặp phải. Để giải quyết những bất cập ấy, MISA đã phát triển thành công tính năng phân quyền ký trên ứng dụng chữ ký số không dùng USB token – eSign. Nếu chữ ký số USB token khiến chủ doanh nghiệp đau đầu tìm phương án kiểm soát ký số khi thuê kế toán dịch vụ, thì chữ ký số eSign lại là trợ thủ hữu ích giúp quản lý mọi thao tác ký thông qua việc phân quyền và xem lại lịch sử ký số.
Với tính năng ưu việt này, chủ doanh nghiệp có thể chủ động phân quyền hoặc ủy quyền cho bất kỳ đối tượng nào, tránh việc phải chuyển giao chữ ký cho người khác hay người cầm chữ ký thực hiện những thao tác không minh bạch. Nếu trong trường hợp có nhiều người sử dụng chữ ký số thì chủ doanh nghiệp cũng có thể xem lại lịch sử ký số để quản lý mọi thao tác ký và tránh phát sinh gian lận. Ngoài ra chức năng này còn giúp tiết kiệm thời gian cho chủ doanh nghiệp trong việc gửi số lượng lớn tài liệu cần ký chỉ với một thao tác chạm tay ngay trên ứng dụng mobile.
Bên cạnh tính năng phân quyền và quản lý thao tác ký thông qua lịch sử ký số, eSign còn được hàng ngàn doanh nghiệp ưa chuộng và tin tưởng bởi khả năng:
- Ký số mọi văn bản, tài liệu từ xa trên mọi thiết bị, không cần USB Token
- Cho phép nhiều người cùng ký số trên 1 tài liệu tại nhiều địa điểm khác nhau
- Tích hợp trực tiếp vào Phần mềm Hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai thuế,…
- Gửi tài liệu đã ký tới khách hàng nhanh chóng với tốc độ ký 2100 chứng từ/giây
- Dễ dàng ký số mọi định dạng văn bản, hợp đồng, thỏa thuận,…có đuôi file .pdf, .png, .jpg, .doc
Nếu các chủ doanh nghiệp đang tìm kiếm một loại chữ ký số đáp ứng được nhu cầu về sự minh bạch trong quá trình sử dụng thì eSign chắc chắn là giải pháp hàng đầu mà doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn.